Четыре (не)выученных урока пандемии Covid-19 для руководителей проектов

Январь 2021 Георгий Ковалёв

Опять двойка: неисчерпаемый источник вдохновения для живописцев

Как учит нас великий и могучий PMBoK, если вы не сохраняете и не используете в дальнейшем извлеченные уроки текущего проекта, то минимум половина ваших усилий по управлению тратится в пустую. Научит ли российских руководителей проектов и руководителей проектных офисов а заодно и собственников предприятий пандемия Covid-19? Да, надеюсь определенные уроки будут извлечены.

Я предлагаю вашему вниманию обобщенные результаты моих интервью, дружеских посиделок и формальных переговоров с действующими руководителями проектов, директорами и собственниками бизнеса в качестве неких трендов проектного управления на 2021 год и, возможно, на более длинную перспективу. Естественно, мой обзор ни на что не претендует, особенно на статус полноценного исследования. Более того, предлагаю вам активно не соглашаться, дискутировать и отстаивать свою точку зрения в комментариях к этой статье. Истина рождается в споре.

Урок №1 – оказывается, можно запускать проекты в разгар кризиса

Весной 2020, когда все, включая детей и пенсионеров вдруг осталась дома казалось, что бизнес-жизнь в стране должна остановиться. Но… этого не произошло. Вернее, произошло очень быстрое и серьезное разделение бизнеса на тех кто может и остальных. В отличие от кризисов 1998, 2008, 2014 и т.д. годов предприятия столкнулись с ситуацией,  когда жизнь буквально заставила их полностью сменить или существенно изменить текущую бизнес-модель. Те кто занимался оффлайн-мероприятиями переключились на онлайн. Магазины массово ударились в доставку товаров. Производственные предприятия стали искать новых поставщиков или производителей в регионах с более-менее благоприятной эпидемиологической обстановкой. Даже такие монстры как авиакомпании начали летать не по маршрутам «из А в Б и обратно», а «из А в А».

Да, не у всех такой переход произошел быстро и гладко. Кто-то потерял свои позиции, кто-то – нарастил, кто-то понес репутационные потери от кривой доставки, кто-то нашел более удобный формат. И такой водораздел в бизнесе произошел, на мой скромный взгляд,  по линии осознанного проектного управления.

В этот кризис не весь бизнес стал тупо закрывать все проекты подряд и увольнять проектный персонал, в эту игру продолжили играть только крупные и неповоротливые старожилы. БольшАя часть компаний смогла оперативно пересмотреть свой портфель проектов, остановить неактуальные и перераспределить ресурсы в пользу тех, что помогут компании остаться на плаву. А если таких не было – то запустить новые, отвечающие этому критерию. Наглядный пример – Вкусвилл и его проект по переформатированию розничных магазинов в локальные хабы доставки. А те кто сократил своих руководителей проектов могут вскоре пожалеть о своем решении – ваши конкуренты с радостью взяли их к себе в штат или… на фриланс.

Урок №2 – дистанционное управление проектами работает

Да, именно на фриланс. Сейчас, с режимом самозанятости это стало выгодно для компаний с точки зрения налогов и отчислений  — переводить существующий персонал на такую схему нельзя, но брать новый-то можно! А если еще убрать расходы на аренду и оборудование рабочего места, то получается существенная экономия. Правда, у многих владельцев бизнеса было опасение, что проекты нельзя будет реализовывать в дистанционном формате, но оказалось, что значительная часть проектов не потеряла, а выиграла от такого перехода. Проекты, которые были должным образом подготовлены, имеющие соответствующую инфраструктуру деятельности и необходимую подготовку проектного персонала расцвели в отсутствии дресс-кода, микроменеджмента и постоянных совещаний в формате «из пустого в порожнее». Команды адаптировались к распределенному характеру работы, жизнь заставила их уделять значительное внимание коммуникациям (в том числе – письменным) и оказалось, что такая свободная благодатна для проектов. Да и исполнители не стали массово проваливать задания, естественно при действующей системе оперативного и достоверного мониторинга.

Урок №3 – умное управление проектами приходит на замену бюрократии

Стоит указать одну существенную ремарку к предыдущему тренду. Расцвели, скорее, те проекты, у которых либо не было жесткой корпоративной методологии управления проектами, либо методология подразумевала достаточную степень гибкости, которая позволяет адаптировать управление проектами к текущим условиям «на лету». И нет, я не говорю здесь про Agile, я говорю здесь про здравый смысл. Потому что и из Agile’а можно сделать бюрократическую процедуру, похлеще PMBoK’а, спросите у проектников правительства Москвы. В условиях пандемии оказалось важным либо отказываться от неработающих процессов, документов или инструментов управления проекта, либо создать то, что будет работать. Наконец-то бизнес покидает прокрустово ложе  «больших» стандартов и сводов знаний по управлению проектами, если никогда не делали предварительное описание содержания проекта – не стоит и начинать. Зато чаще стали использоваться гибридные подходы к управлению проектами – спринтами занимается планированием и подготовкой и по водопадной модели ведем стройку или производство. Применяем Канбан не везде, потому что так научили на тренинге, а только там, где это реально помогает работе. Появилось понимание, что разные проекты даже внутри одной компании могут и должны существенно отличаться друг от друга по подходам и используемым инструментам управления.

Урок №4 – не все программное обеспечение одинаково полезно

Плохая новость для продавцов и производителей «настоящих» информационных систем управления проектами (ИСУП), как они себя называют. Я не нашел информации ни об одном проекте внедрения и полноценной работы в тяжелой ИСУП в 2020-м году. Но я повторюсь – мое исследование не претендует на полноту! А вот про переходы с существующих систем на облачные решения слышал и видел много раз. И это такие решения, которые раньше считались CRM-системами, средствами разработки ментальных карт и всевозможных канбан-досок и трекеров задач. Принцип разумности использования инструментов работает и здесь – все что мешает или не помогает бизнесу выживать должно уйти со сцены. Все что помогает работать в новых условиях – должно появиться. А как это называется или что думают продавцы и интеграторы – дело десятое. Облачные системы позволяют за день (!) развернуть инфраструктуру, необходимую и достаточную для реализации проектов удаленными командами. При этом они не требуют покупки серверов, обслуживающего персонала и прочих затрат на владение. И стоимость и скорость оказались важнее, чем гипотетические проблемы с утечками или потерями данных.

Вместо заключения

Вот такую картину мира проектного управления в наступившем 2021 году я вижу со своей колокольни. Возможно, каких-то трендов я не учел, возможно – расставил акценты на свой вкус. Давайте обсудим?